Lotus Notes - функция “Нет на работе”

Хочу написать о возможности Lotus Notes, которой мало кто пользуется, так как мало кто знает. Она очень удобна, когда вы отсутствуете на рабочем месте по несколько дней подряд (отпуск, командировка, отгулы и т.д.). Как правило человек уходя в тот же отпуск пишет письмо с уведомлением об этом, но здесь есть свои нюансы. О том что вы в отпуске могут забыть, или если у вас крупная компания или холдинг, то рассылать такое уведомление на всех сотрудников не всегда приемлемо. В любом случае Лотус предоставляет возможность автоматического уведомления ваших коллег о вашем отсутствии и еще ряд полезных возможностей. Итак, предположим, что мы уходим на неделю в отпуск. Настраиваем Lotus Notes: на панели действий (см. здесь описание элементов главного окна Lotus Notes) нажимаем на кнопку Сервис пункт меню Нет на работе. В открывшемся окне (см. рис. 1) есть несколько вкладок, остановимся на них подробнее.

Нет на работе - Даты

Рисунок 1


На вкладке Даты можно выбрать дату начала и конца отпуска (соответственно Отбытие и Прибытие). Также если в вашей компании активно используется календарь, то можно поставить галочку, чтобы в вашем календаре это время отмечалось как занятое. Собственно уже отметив даты можно нажать на кнопку ВКЛ, чтобы включить функцию, которая будет работать следующим образом. Если вам приходит письмо от кого бы то ни было в указанный период, то отправителю будет автоматически отправлено письмо с уведомлением о вашем отсутствии с такой-то по такую-то дату. Таким образом каждый отправитель будет почти сразу извещен о вашем отсутствии и сможет сразу же скорректировать свои дальнейшие действия. Но можно более гибко настроить отправку сообщений. Перейдем на вкладку Текст сообщения (см. рисунок 2).

Нет на работе - Текст сообщения

Рисунок 2

Здесь мы можем изменить тему отправляемого письма и стандартное сообщение на наше собственное. Далее идем на вкладку Особое сообщение (см. рисунок 3).

Нет на работе - Особое сообщение

Рисунок 3

На этой вкладке мы можем выбрать получателей которым можно отправить сообщение с другой темой и содержанием. Например, это может быть непосредственный руководитель или директор или другие сотрудники. Здесь можно написать какую-то более расширенную информацию о своем местонахождении, или как с вами можно связаться. В поле Кому вы выбираете тех людей кому будет отослано это особое сообщение, если вы получите от них письмо.

Нет на месте - Исключения

Рисунок 4

На вкладке Исключения можно запретить автоматический ответ на почту приходящую из сети Интернет, а также на почту пользователей или групп пользователей. Также можно запретить автоответ на почту адресованную группам (имеет смысл включать туда только группы в которых вы состоите) и запрещать автоответ на письма с определенными словами в теме (например, стандартная рассылка-напоминание о днях рождения). Собственно ничего сложного нет. Не забудьте только нажать на кнопку ВКЛ, когда закончите все настройки.

И парочка замечаний.

- Письмо с уведомлением о вашем отсутствии будет отправлено отправителю только один раз  - на первое письмо. На последующие письма в период вашего отсутствия ответов не будет.

- После даты указанной как дата возвращения, вам будет ежедневно приходить письмо с темой “Welcome Back” до тех пор пока вы не отключите функцию “Нет на работе“. Это сообщение также будет содержать список всех людей кому были отправлены сообщения о вашем отсутствии.

- Если вам необходимо обязательно получить почту от определенных людей когда вы в отпуске или пересылать их на человека, который исполняет ваши обязанности в этот период, то нужно применить механизм правил - создать правило, которое будет выполнять такую пересылку, но об этом в отдельной статье.

Статьи и новости схожей тематики:

Комментариев: 4

  1. Жена:

    То ли наши клиенты полузются лотусом, то ли нечто подобное есть и в аутлуке :) Я в аутлуке такое не искала,пока не нужно было.
    А вот наши западные заказчики,особенно из числа менеджмента,часто ставят “автоответчики”,даже если отлучаются на день-два
    Очень полезная штука!

    Ответить

  2. ivirinka:

    У меня даже на ukr.net ящике такой автоответчик есть :)

    Ответить

    Igorka Reply:

    Вопрос не в том есть или нет, а в том, что многие не знают о том, что это есть. А к укрнету после того как они несколько лет назад “обновились” с потерей всех моих писем отношусь прохладнее, хорошо, что копии дома были… А так бы потерялась бесценная переписка с девушкой Олей из Житомира, которая стала моей женой :)

    Ответить

  3. ivirinka:

    а наша переписка с Лёхой потеряна бесследно,к сожалению…. Есть только некоторые кусочки, но самые лакомые :)

    Ответить

Оставьте свой отзыв