IgorKa - Информационный ресурс

Хочу кратко рассказать об очень полезной на мой взгляд, функции в Lotus Notes - “К исполнению”. Зачем она нужна и какую пользу нам может принести? Попробую объяснить. Наверное, каждый из нас получал письма от руководства примерно такого содержания: “Необходимо через две недели подготовить отчет такой-то и выслать его по почте…”. Мало кто бросается делать этот отчет тут же и сразу, особенно если туда должна попасть информация за последующие дни. Кто-то пишет напоминания в ежедневник, кто-то полагается на свое память, а я рекомендую использовать функцию “К исполнению“.  Итак мы получили такое письмо открыли его прочитали и нажимаем на кнопку “К исполнению” “Добавить или изменить флажок…“:

В открывшемся окне мы можем выбрать и настроить следующее. Важность действия - это собственно выбор того какой из трех флажков будет прикреплен к нашему письму, чтобы можно было визуально видеть на какие письма у нас установлена данная функция. Когда к исполнению - это срок сдачи нашего отчета,  установленный начальством. Установить оповещение на это событие - это момент когда Лотус напомнит нам о приближении срока. Можно устанавливать от нескольких минут до нескольких дней. И еще один полезный параметр - Отправить почтовое уведомление с темой - во время срабатывания напоминания придет письмо на выбранных получателей. Особенно актуален если в решении поставленной задачи участвуют подчиненные и время напоминания установлено за день и более. Пример настроек на рисунке ниже:

После установки параметров нажимаем ОК и спокойно работает далее. Письмо которое обозначено “К исполнению” теперь отличается от других наличием флажка. На рисунке показаны два письма с отметками флажками обычного и срочного приоритетов:

Но это еще не все. В правой части почтового клиента есть представление, которое так и называется “К исполнению“:

Выбрав это представление, мы увидим только отмеченные к исполнению письма с дополнительной информацией. А именно: дата срока (столбец Когда) и действие которое нам нужно выполнить (столбец Действие).

Естественно эта информация будет отображена, если мы ее заполнили во время установки параметров “К исполнению“. Теперь нам просто нужно приучить себя каждый день заглядывать в представление “К исполнению” и освежать в памяти наши важные задачи. В любом случае теперь вопрос начальства за пол-часа до сдачи “Ты подготовил отчет?” не застанет нас врасплох.

Еще хочу обратить внимание на пункт Быстрая пометка (см. первый рисунок). При выборе этого пункта письмо будет помечено к исполнению с параметрами по умолчанию. А параметры по умолчанию можно настроить, выбрав пункт Сервис - Параметры в главном окне Лотуса.

Какие будут параметры по умолчанию - каждый решает для себя сам, исходя из особенностей работы. Я например, оставил их без изменений (то есть без напоминания и описания действия). Если пришло письмо, когда, ну совершенно нет времени, чтобы заполнить все параметры, я ставлю быструю пометку, а затем при следующем просмотре представления “К исполнению” вижу, что на письмо не выставлена дата исполнения (соответственно не настроено оповещение) и могу сделать нужные настройки. После того как  отчет сдан, выбриаем письмо и выбираем действие Удалить флажок (см. первый рисунок).

Надеюсь, что основную идею удалось донести. Вопросы и комментарии приветствуются.